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发达国家社会组织应用信息技术经验及其启示

朱晓红等 

 

    摘要发达国家社会组织将信息技术广泛地应用在组织运行的各环节,利用信息技术建立合作关系,特别是发达国家社会组织已经实现了利用信息技术形式的多元化,能够将信息技术广泛地应用于公益营销。信息技术的应用不仅改变了社会组织的结构,提高了社会组织的活动效益,而且还实现了组织的创新,提升了组织的影响力和透明度。从发达国家的实践来看,信息技术得以成功应用主要是基于社会组织加大对信息技术的人、财、技术的投入,制定相关的实施计划,较为成熟地利用社会媒体和移动应用程序。发达国家社会组织应用信息技术能力较高,值得我国借鉴。从外部催发社会组织加快电子善务(E-NPO)建设步伐;从内部,通过行业联盟共建电子善务管理系统;社会组织通过技术革命创造可持续发展的条件,加大信息技术应用的投入力度,利用信息技术完善组织治理,整合信息技术与组织管理。

 

关键词:社会组织,信息技术,电子善务

 

政府应用信息技术形成电子政务,企业应用信息技术形成了电子商务,那么,社会组织应用信息技术可以称之为电子善务。应该加大推动社会组织开展信息技术革命的力度,在E社会的背景下电子善务时代( E-NPO时代)的到来已经成为一种必然的趋势。

发达国家社会组织应用信息技术较为普遍,信息技术的应用给发达国家社会组织带来很大的影响。这种影响不仅表现在技术上,更加深刻地体现在发达国家社会组织在管理运作的方式和结果的变化上。我国社会组织起步晚,发展还相对落后,但是近几年来随着国家对社会管理和社会创新的大力倡导,我国的社会组织在数量规模和涉及领域上都有了很大的进步。然而目前,我国社会组织在应用信息技术方面仍落后于发达国家,研究发达国家社会组织应用信息技术的做法和经验将为信息技术在我国社会组织中的应用提供具有重要意义

一、发达国家社会组织应用信息技术及其效果

(一)发达国家社会组织对信息技术的应用

1.在公益营销中的应用

,利用社会媒体进行公益营销。发达国家社会组织运用社会媒体进行公益营销的例子十分常见,这些公益营销的目标是组织宣传、培育公益精神或是为组织增加筹款金额。比如美国Facebook上的chase社区捐赠慈善竞赛就是为组织宣传而开展的公益营销,捐赠慈善竞赛就是藉由网络投票开展的社会组织的集体网络营销。各家参赛的社会组织运用微博、博客、社交网络最大化的实现了组织信息的传播与推广。[1](P214-215)再比如VolunteerMatch起的公益营销活动就是希望通过Scoop it Forward项目鼓励地方性志愿活动,注册一个志愿者活动,而后将活动转发给5个朋友,全部的6个人接收到一个可以在Target超市使用的新口味香料的优惠券。[2]

此外,网络公益消费也是社会组织展开公益营销的手段。网络公益消费是指社会组织与企业合作,在公众购买商品的同时将价格中的一部分捐赠给社会组织,这种方式不仅能增加社会组织的筹款金额还能够有效的推广社会组织。比如Big Brothers Big Sisters Clinique合作展开了一项名为”Happy Day”的公益消费活动,他们一起创作了一个个性化的节日卡片,这个卡片展现了感恩节间很多幸福时刻。客户只要在Clinique网店消费满30美元就可以得到这个卡片。这个活动不仅为Big Brothers Big Sisters筹得了350000美元的慈善款,同时也帮助增进了对其使命和纲领的关注。[3]

公益电子邮件营销。电子邮件的营销方式,可让社会组织轻松的依据组织本身数据库或外部寄入捐款人或服务对象的数据,来建立每一个关系单位的基本构面(Customer Profile),并运用电子邮件模块中复杂的目标市场搜寻功能,找出广大公益市场的差异性,再投以正确的营销内容。此外,网络虚拟公益活动的多样浏览空间,也是传播公益理念的方式之一。加州洛杉矶的MobileCause通过其应用开发软件uGive让社会组织的移动应用程序开发变得更简单更便宜。只需四步社会组织便能够让其iPhone应用程序上线,同时,通过该平台社会组织还可以上传视频内容和照片,关联FacebookTwitter账户,还可以关联其他文本宣传和自出版物。[1]P214-215

通过手机应用程序实现公益营销。手机的便捷性要远远大于电脑网络,手机应用程序的开发与利用可以使社会组织更加深入到公众的生活中宣传公益理念、增加筹款金额。通过手机应用程序社会组织可以向公众提供专业性的知识,例如美国保护动物协会(ASPCA)一款名为Pet Safe的应用程序就可以提供有毒植物数据库,人们在购买产品的时候就可以直接通过应用程序连接到该数据库,其中用照片、警告标识等表示出了对狗、猫和马之类的动物有害的植物。社会组织利用手机应用程序还可以为公众提供更多有关组织的信息和捐赠的机会,Pet Safe应用同时也兼备了这两种功能,人们可以通过应用程序订制来了解组织的相关信息也可以直接用应用程序进行捐赠。[4]

2.在组织运行环节的应用

在管理决策环节上,发达国家社会组织用信息技术提供的功能、系统和软件来提高决策的质量与效率,同时运用网络和社会媒体来获取更多的信息保证和检验决策的科学性。一方面运用信息技术提供的数据存储和使用功能,建立组织的数据库,连接组织的数据,允许使用者获得、使用数据如组织年度报告,项目报告等),以及建立管理信息系统,诸如会员管理系统、志愿者管理系统、捐款管理系统、会计操作系统、个案管理系统都可以为社会组织日常的管理决策提供有效的内部信息,提高决策的质量与效率。在发达国家社会组织中,除了一般为较常用的信息管理软件,例如文书处理、电子表格、数据库、网站规划设计、防毒软件等商业软件外,还有一些较特殊的信息管理软件也得到了很大的重视,如Gifts for Windows 赞助案管理系统、Pearl 基金会管理系统、First Pearl 赞助案管理软件、E-Grant 赞助案申请管理系统等。另一方面,社会组织直接应用信息软件技术提供决策参考。由信息软件技术所提供数据仓储Data Warehousing)与资料采矿Data mining)软件,扩大了组织累积数据的实用性,进而为组织决策所参考。[1](P214-215)

此外,社会组织自身的一些特点使得其在管理决策上不仅需要组织的内部信息,还需要关注外部的社会信息和公众态度,网络和社会媒体在社会组织中的应用恰恰满足了这一需要。

在筹款环节上,发达国家的社会组织通过应用管理信息系统、邮件、门户网站、商业网站、社会媒体、手机应用程序等实现了筹款的电子支付、在线支付、短信支付,从而提高了筹款的金额与效率。社会组织通过移动设备的信用卡的支付系统来接纳现场捐款,无需租用信用卡终端设备,也无需繁琐的填表过程,只需要拿着智能手机就可以接收捐款和发送电子收据。RT2Give是一个为社会组织解决募款问题的商业网站,它可以用来在一站式社会化网络比如Twitter上进行安全捐赠。Case Foundation曾在世界疟疾日时与Malaria Envoy联手,通过RT2Give为救生蚊账筹款。人们在Twitter上获取信息,然后到RT2Give的网站上捐款10美元,而Case Foundation将为每10美元的捐赠配比2.5万美元。[5]

在志愿者招募与管理环节上,一方面志愿者管理系统的建立和应用、新媒体技术的发展使得社会组织更加便捷、准确的进行志愿者的管理、沟通与任务的安排。进行活动的时候,社会组织可以通过手机定位应用程序准确知道志愿者的位置,同时建立志愿者之间、志愿者与组织人员之间的联系。这一点对于跨国性的社会组织的运作和发展来说尤为重要,由于志愿者和业务的分散性决定了网络信息发布和传播是这些跨国性的社会组织执行项目和协作的主要方式。在信息和工作安排方面,社会组织利用论坛及Google Docs等在线协作工具,并通过QQMSNSkype这样的即时通讯工具可以让其团队沟通更加紧密,更便捷地协调彼此间的工作。

另一方面社会组织不仅可以应用门户网站、社会媒体、手机应用程序来培养公民的志愿精神和招募志愿者,甚至现在还出现了一些专门的志愿者匹配程序来提高社会组织招募志愿者的效率。由于志愿者工作职位日益丰富且越来越与兴趣相关,依据细分理论找到更适合某一职位的志愿者已不仅仅是社会组织自的需求,Volunteer match就是一款用于志愿者匹配的应用程序,它根据志愿者的年龄、地理位置、兴趣和技能将他们与其数据库中近7万个社会组织相联系,从而满足双方的需求。

此外,信息技术的在社会组织中的应用还突破了志愿者服务的时间和空间限制,志愿者甚至员工可以通过网络完成全部或者部分的公益服务,而不需要亲临社会组织的办公室,例如可以通过网络为社会组织的博客做贡献,帮助其制作视频或者幻灯片,这样满足了社会组织的工作需要,满足了人们的志愿需求。在社会媒体中甚至出现了微志愿 (micro-volunteering,比如你可以在空闲时间在SXSW上为Twitter信息评分或者为Brooklyn Museum的图片加上标签, 信息技术应用促使了公益社群的形成。

在宣传环节上,信息技术丰富了社会组织的宣传方式、提升了宣传效果,同时信息技术也赋予了社会组织更多的创新空间。美国最大的非营利保护、教育和倡导组织野生动物联邦 National Wildlife Federation (NWF就致力于通过社会媒体来鼓励职员个人传播,加强个人会员、新的支持者和野生动物爱好者定期参与。NWF通过FoursquaregeocachingNature Find Wildlife Watch等社会媒体工具来提升与其成员参与度的可能性。NWF利用手机应用程序和网站来提供的一些提示比如他们可以寻找哪些野生动物,或者哪些风景不容错过。NWF探索利用信息技术给他们的支持者发布有教育价值的寻宝游戏,NWF提供的手机应用程序可以允许其会员在遇到好的风景或者是野生动物的时候拍下照片在网络上分享,除此以外,NWF也构建了一个品牌化的Foursquare主题页,在上面同时为该组织定制徽章badges)。所有的这些活动,都提升了教育、乐趣,意识和参与度 [6]

3. 在建立合作关系中的应用

社会组织与其他组织、个人以及社会组织内部人员之间、内部人员和志愿者之间的合作,由于信息技术的应用而更为密切,形成了多元主体合作互动的网络化结构,建立了社会组织与其他组织、个人之间合作互动的常态化模式。社会组织自身通过核心事务的处理,连接着不同组织或者人员,并从各地各类组织获取必要的资源支持。为了实现组织运行的目标,社会组织正通过社会媒体来加强合作关系的建立,通过互补并增强彼此的力量以获得更好的利益。如加州南部的一个叫Free Arts的社会组织通过社会媒体和其他传达相似信息的群体建立联系。Free Arts通过社会媒体关注其他组织如何进行宣传并和有关组织建立密切的联系,他们还利用Facebook上的组织页面,加强组织与志愿者之间的沟通联络。[7]

信息技术的应用也加强了社会组织和企业组织之间的联系,通过建立合作关系来实现双赢的目标。如美国著名公益筹资网站捐赠者选择组织(Donorschoose)与美国家具用品连锁店Crate &Barrel建立了合作伙伴关系。Crate &Barrel通过电子邮件将25美元的Donorschoose代金券送给顾客,收到礼券的顾客可以到Donorschoose(捐赠者选择)上选择自己感兴趣的教育项目捐款(使用代金券)。这种捐赠者选择模式,创造了用不特定的顾客来决定在网上给哪个教育项目捐款。捐赠者选择组织运营五年来,已经有14500个项目创立,约347000名学生获益。另一方面,获得礼券的顾客对Crate &Barrel的品牌忠诚度也大大提高。[1](P210-211)

网络把社会组织、捐赠者、受益者、企业有机的结合在一起,围绕着公益项目形成了一个形式灵活、结构松散的网络。事实证明,电子商务中的B2BB2CC2C等模式同样可以存在于社会组织中。

4多种技术形式的应用

发达国家社会组织对社会媒体的应用是十分突出的,尤其是在美国,一项调查数据表明2009年美国高达97%的社会组织都能使用至少一种社会媒体[8],可见美国社会组织在运用信息技术方面的多元化。下面将简要列举几个发达国家社会组织在应用手机应用程序、视频网络、微博和SNS网站方面的示例。

在手机应用程方面。社会组织已经使用一些像是Foursquare之类的手机定位应用,不过他们主要是直接利用对方的商业式。比如布鲁克林博物馆给他们的Foursquare签到冠军像是免费入场券之类的奖励,并且在一个社区页面上张贴Foursquare贴士过往签到冠军的照片。布鲁克林博物馆的成功在于这不仅仅是宣传部门在做事,而是整个博物馆的每个人都有参与其中——他们的员工带着手机出去在莫五官邻近地方签到,并且像这样留言——这儿是你去布鲁克博物馆参观之前的好去处[9]为了筹集资金,社会组织可以在mGive注册然后号召支持者们以短信形式捐赠五或十美金。这些钱会在用户的手机话费里扣除然后捐给相应的组织。

在网络视频方面。网络视频是社会组织进行自身宣传和项目推广的一个很有效的方式,网络视频宣传产生的效应是前所未有的,因为网络视频要比单纯的博客文章更有吸引力和触动力,而且网络视频在宣传的同时还能够引导人们采取相应的行动。 天下母亲组织MomsRising.org)曾发起了一项名为天下母亲组织之年度母亲大奖的搞笑短片病毒式网际传播活动,参与者可在网页上输入自己最爱的母亲的姓名,向她发送个性化定制视频。这部搞笑短片巧妙植入了在职妈妈遭遇经济歧视的信息,在网上被1200多万人反复浏览。[10]是因为这项网络视频的宣传活动使得起初只有微薄预算(部分赞助来自美国派克基金会)和极少员工的天下母亲组织迅速发展,其目前已经拥有百万会员。

在微博和SNS网站方面。Twitter及其他社会媒体对于社会组织而言,是和公众以及相互间分享他们所思所想的地方。这样公众就能更加深入的参与机构工作,无论是订阅电子期刊,访问Facebook的慈善募捐页面,在线捐款,甚至加入有关社会组织发展和需求的讨论。微博已经成为社会组织在宣传和沟通中最为常用的一种方式,在美国有93%的慈善机构有Facebook主页,87%的有Twitter主页,65%的有博客。[11]

(二) 发达国家社会组织应用信息技术的效果

1. 促使组织结构变化

第一,组织结构扁平化。发达国家社会组织重视信息技术的应用,初步实现了组织的信息化。信息技术的应用对组织结构的影响是深远的。组织的流程可以通过信息技术的应用得以改造,同时,组织结构也因此而发生转变。由于信息技术延伸管理者的管理半径,使得其管理幅度扩大,管理层次减少,组织结构出现扁平化趋势。事实上,社会组织自身就具有扁平化的组织特性,但是随着社会组织规模的扩大、实力的增强,很多大型的社会组织形成了层级节制的官僚制管理体系,一度影响了组织的灵活性。随着信息技术的应用,再加上项目运作模式的广泛推广,社会组织扁平化趋势明显增强

第二、组织结构的网络化。社会组织与其他组织形成了基于信息技术的电子联盟。通过信息技术的应用,不仅使得组织内部,而且促使组织外部的联系突破了组织和职能的边界。组织间的连接,利用网络和社会组织内、外网络,来打破人与人、部门与部门、组织与组织间的界限,使各个联系单位间的连接十分容易。[1] (P210-211)信息技术的发展正在使Geoff Livingston称作的储物室型组织向蜂巢型组织转变[12]

第三,组织结构的虚拟化。网络为人们的生活提供了很多沟通协作的虚拟空间如视频会议、留言版的议题讨论、私人沟通、公益市场变动情况分析等等,这些空间可以帮助社会组织弱化实体办公形式。社会组织用非常简单灵活的运营模式即个人无需到办公室就可以通过网络与其他成员交流,完成自己的工作任务。美国的一些社会组织并不致力于办公总部的建立,他们的很多成员都来自不同的州,通过网络不仅完成了工作任务、实现了目标还降低了组织的成本,这对于社会组织的意义是非同寻常的。

2. 提高组织活动效益

在深刻改变组织结构的同时,信息技术的应用也提高了社会组织的活动效益效率,效益的提升可以在两个方面得到体现。

第一,筹款金额和筹款速度的增加。Convio发布了Convio Online Marketing Benchmark Index Study康维尔在线行情评估指数研究的年度报告,这份报告分析了大约600家使用Convio平台的社会组织在2010年的在线筹款表现,这份报告表明对于社会组织而言,在线筹款已经成为发展最为迅速的筹款渠道。在2010年中,Convio用户共在线筹得13亿美金,比2009年增长了40%通过Network for Good累计的捐赠总量以平均每年56%的速度增长。该研究分析了过去7年中个人通过Network for Good 平台为66000个慈善机构捐赠的38100万美元善款。[13]

第二,社会组织运行成本的降低。各类信息管理系统的建立可以有效地实现社会组织的“无纸化办公”,视频会议、BBS论坛可以让社会组织的成员无需聚集在一起就可以进行沟通、探讨组织问题与发展策略。在发达国家甚至有一些社会组织并没有自己的实地办公总部,而主要依靠网络进行沟通,促进组织发展。

3. 实现组织活动的创新

第一,新的运作模式。足以引起社会变革的全新运作模式在社会组织采用信息技术中的云处理技术的过程中逐一显现。Kiva.org发展了世界上第一个个人对个人的小额借贷网站,极大地改变了过去小额交易费用过高的局面,同时在一个更加个体化的层面缓解了社会贫困提高了社会整体意识。

第二,新的信息交流模式。借助信息技术建立的全新信息收集共享技术正使得信息交流更加透明化公开化多方位化模块化以及时效化。在那些需要大多数社会组织和开发署齐心协力加以处理的紧急性突发事件中高效的分工协作无疑具有决定性意义。缅甸收到台风袭击(2008.5)后不久,联合国人道事务协调厅(UNOCHA)就为在缅甸工作的志愿者创建了网络协作门户从而使超过100家的人道救援组织实现了信息交流与分析以及资源统一调度。[14]通过使用电子邮件,手机或其它移动设备访问网络,在偏远地区或重灾区的志愿者可以在此门户上了解事件进展,发出警报,浏览文件报告,参与工作会议讨论并及时上传信息。该门户在海地的地震灾害救援工作中再次被人道救援组织所启用。

新的营销宣传战略。社会组织数目日益增多,为了与相似的组织竞争资源,就需要社会组织在营销宣传方面更富有创意,信息技术使得创新成为了可能。Free Rice开发的MobileRice能够测试你的词汇量并且会通过World Hunger Programme捐赠大米。

4. 扩大组织影响力

信息技术的应用为组织提供了更多的宣传渠道,增加了组织的受众,对于扩大组织的影响力有着极大的推动,我们可以从以下三个指标来检验信息技术对组织影响力的作用。

第一,影响范围。社会化媒体极大地扩大了社会组织的影响范围。350.org曾在全球范围内呼吁人们围绕350这个数字举办各类的活动。结果超过5200个示威活动在180多个国家举行。[15]这一活动所体现出来的社会组织的影响范围和影响速度在传统的宣传方式上是很难达到的。

第二,影响力度。通过网络社会组织可以将离散的志同道合的人在某个特定事件面前快速响应集合起来以提升社会组织的影响力度。Change.org通过自己建立的愿软件来号召会员采取即时的、统一的行动,他们一系列努力的成果是——让美国劳动部解密奴隶机密报告帮助终止食品工业欺骗性的营养标签程序[16]通过发动成百上千的会员和志愿者来共同支持社会组织的项目,从而达成共同的愿望的例子在发达国家的社会组织中并不少见,是集中的舆论压力使得不合理正在趋向于合理,而正是网络将这些舆论压力凝聚到一起,形成一股巨大的冲力。

品牌知名度。社会组织同样面临着树立品牌、提升品牌知名度的问题,网络和社区媒体可以帮助社会组织更好的树立品牌形象。通过门户网站的建立与维护,社区媒体的经营以及线上活动等信息技术的创新应用,可以使社会组织在更广泛的范围里树立起品牌形象,从而形成持续的不断增强的影响力。水慈善组织运用社会媒体,特别是mycharity:water插件已经成为社会组织内的名牌,2007年他们共筹得15万美元,而2009年他们已获得捐款百万美元,这一变化充分体现了品牌的力量。[17]

5. 提升组织公信力

信息透明是公信力的基础信任、信赖是公信力的核心。信息技术的应用有效地实现了社会组织内部信息的公开透明。

财务方面社会组织建立了捐赠和财务系统以提高组织运行的透明度,同时很社会组织还将自己的财务信息张贴在网站上,更有一些社会组织甚至将自己的银行账户定期扫描到网上供大家了解和监督。

工作安排方面通过创建网络公共空间、手机应用程序不仅可以方便组织人员之间、组织人员与志愿者之间的联系,社会组织还可以通过这些媒介向工作人员、会员、志愿者发布指令,在每一个人都知道自己被分派的工作的同时也透明了组织的内部化运作。

项目运作方面困扰捐赠者最大的一个问题就是捐赠的钱是否得到了合理的运用,单是通过财务明细的公开似乎还不能很好的解决这一问题,信息技术的发展使得社会组织有办法弥补这一方面的空白。一些运作实体项目的组织,例如支持贫困地区学校建设的组织,可以通过Google地图的定位功能来定位和展示每一个学校的建设项目,准确的告诉捐款人钱的去处。

同时,信息技术也为社会组织和政府、企业、会员、支持者和公众搭建了沟通、交流的平台。通过信息的双向沟通,既有利于社会各界对社会组织运行状况的监督,又有助于社会组织公信力的提升。

此外,信息技术的应用也给发达国家社会组织、慈善业、民众的志愿精神和志愿行为等方面带来了一些负面的影响,由此产生了一些不良的效果。比如,发达国家学者们正在探讨由于信息技术在社会组织中的应用而产生的“懒人行动主义”现象。同时,信息技术缩小“数字鸿沟”需要一定的物资条件做基础,这就可能会产生新的不公平。由于篇幅所限,信息技术带来的不良效果在此文中不便展开论述。

二、 发达国家社会组织应用信息技术的经验

(一)组建信息技术部门及专业人员队伍

在发达国家社会组织内部普遍都设立了专门负责信息技术的部门和人员,根据不同社会组织的需要,IT职能被划分在不同的部门。一些中大型社会组织会有独立的IT部门。如果社会组织把IT职能划分到运营或者财务部门,那么组织对于IT职能的定位就是支持角色。如果社会组织把IT职能划分在市场或传播部门,那么IT职能就变得更加重要,是支持组织宣传的重要组成部分。在大中型的社会组织会有独立的信息技术部门。一些社会组织会把信息技术职能划归给运营或者财务管理部门,也有划归到市场或宣传部门。[1] (P208-209)

发达国家社会组织组织中信息技术专职工作人员队伍形成了一定规模。从数量分布来看,越大的组织信息技术人员占比例大,20人以下的中小型组织平均只有1IT专业人员[18]

信息技术人员的获得是通过两个途径。一个是外部招聘,是内部培养。后者的成本较少,多为社会组织所采用.

此外,除了传统的信息技术人员外,随着新媒体和社会媒体的快速发展,社会媒体日益成为社会组织筹款、沟通和教育战略的一部分,社会组织的员工也开始对这些媒体的引导和管理,近期还出现了新型的社会组织网络建设者,也称为非营利社会化性网络运营管理员。

社会组织网络建设者主要工作任务有几个方面,一是通过社会媒体来倾听公众对于社会问题的感受和讨论;二是测试社会媒体工具并指导帮助其他员工使用;三是利用社会媒体工具讲述组织的故事;四是为组织提供技术支持;五是通过社会媒体建立组织的外部支持者关系。

(二)加大对信息技术投入

在物资投入方面,很多组织把信息技术方面的支出投向组织网络设计和开发方面。美国的社会组织 NTEN发布2009年美国非营利领域IT员工和花费报告》[18],指出,2009年增加IT支出的社会组织中,38%的组织选择增加网络设计/开发方面的费用,是增加开支最多的领域。在2009年减少IT支出的社会组织中,12%的组织选择减少网络设计/开发方面的费用,是减少开支最少的领域。另外一些能良好运用社会媒体的组织还会做筹款、公益营销以及宣传工作的预算分配时将社会媒体考虑在内。

在时间精力的投入方面,除了致力于组织内部的信息化建设和运作外,发达国家社会组织对于信息技术的重视更加体现在其对社会媒体的投入和经营。VentureneerCaliber 20108月调查了891家社会组织,调查结果表明能良好运用社会媒体的社会组织每周都至少要分配25个小时的工作时间在tweetblog和自有门户网站的信息更新上,[19]同时一些组织为了更好的使用社会媒体还为员工组织了相关的培训,甚至是制定员工行为准则和操作手册为员工个人使用社会媒体设定指导原则并为员工以机构名义使用社会媒体设定了政策和步骤。

(三)注重技术的研发与应用

信息技术更新快、专业性强的特点决定了一方面社会组织需要研发适合于自己组织的系统与程序,另一方面又需要不断学习和利用新技术。发达国家的一些社会组织十分注重对技术的学习、研发与应用。会员管理系统、志愿者管理系统、捐款管理系统、会计操作系统、个案管理系统等一系列专门为社会组织打造的管理信息系统不仅不断地升级与维护,而且其使用的范围也在发达国家社会组织中不断的扩大。此外,一些社会组织还专门开发了自己的网络插件、手机应用程序和以自身业务为依托的数字游戏,还有一些社会组织虽然自身没有研发应用信息技术的能力,但是他们也特别注重对于商业软件、网站、手机应用程序的应用,通过多种渠道利用信息技术以提升自身的效率与效能。

(四)制定信息技术应用的计划

制定信息技术的相关计划使得信息技术在组织中的运用可以做到有章法可依,同时也有助于组织对于应用信息计划的情况进行考察,以便更好的跟进和优化。发达国家社会组织对于运用信息技术的计划既包括宏观方面的也包括微观方面的。宏观方面的计划主要涉及部门的建立、人员的配备、资金的使用、组织的工作计划等等,而微观方面的计划涉及的范围则更加广泛,比如个体工作人员在使用信息技术方面的工作安排,单个公益营销项目的策划,网站建设的规划等等。

(五)利用社会媒体和移动应用程序

随着新媒体技术的发展,社会媒体和手机应用程序在我们的生活的作用日益凸显。首先,发达国家的社会组织能够应用社会媒体的多种形式,社会媒体主要包括博客、微博、视频网络、SNS网站等,发达国家的社会组织不仅拥有自己的博客、微博来及时的更新组织的信息,还利用视频网络、SNS网站加强影响力,加强与志愿者和支持者之间的沟通与交流。其次,移动应用程序的研发与应用也成为发达国家社会组织在应用信息技术方面的一大特色,智能手机的更新与普及改变了传统手机在人们生活中的定位,手机已经占据了人们生活中越来越多的空间与时间,发达国家社会组织不仅利用现有的商业性的手机应用程序为自己服务,有些实力强的组织还开发适合于自身的应用程序。再次,发达国家社会组织可以说是已经将社会媒体和手机应用程序应用到了自身工作的各个环节,从公益营销到志愿者招募,从组织宣传塑造品牌到筹款,从组织的内部联络沟通到组织外部合作关系的建立,每一个部分社会媒体和手机应用程序都发挥了重要的作用。

三、 提高我国社会组织信息技术应用水平的对策建议

(一)政府建立和完善电子善务管理机制

如果说政府应用信息技术成为电子政务,企业应用信息技术称之为电子商务,那么,社会组织应用信息技术可以称之为电子善务。从外部催发社会组织加快电子善务建设步伐,就要从政府管理层面,建立电子善务管理机制。

电子商务、电子政务大行其道的今天,社会组织在信息技术应用方面明显滞后于政府和企业。这就需要从外部倡导和催生电子善务意识。

政府管理部门可以通过倡议和号召来提高社会组织应用信息技术的意识,介绍国外的先进案例、聘请专家与社会组织的负责人进行研讨会、组织社会组织网络建设者的学习班、加强对于社会组织应用信息技术的评估与考察都是提高社会组织应用信息技术的意识的有效方法。

鉴于目前我国社会组织发育程度不高,资源不充足,人力短缺的现状,政府应该为社会组织实施电子善务提供支持。在平台方面,可以考虑为社会组织提供免费的电子善务平台,提供免费的域名和空间。

是否应用信息技术政府不能采用命令的形式。但是在规范社会组织管理方面,政府可以通过有效的管理手段,使社会组织产生技术变革的动力。

首先,在年检指标中设计关于信息技术应用的核心指标。如办公自动化水平,信息人员比例等参考指标,引导社会组织加大信息技术应用力度。其次,在社会组织评估中适当加大信息技术应用的指标的维度。如网站建设等。完善信息公开相关指标设计,在信息公开的手段上提出公开范围公开形式的要求。要求在特定的社会组织在更广的范围、更便捷的形式进行信息公开。换言之,目前社会各界所关注的透明度和公信力问题,政府可以把监督的手段延伸为扶持社会组织提供信息技术应用水平的契机。再次,在社会组织的社会责任监督中,加大对环保责任的倡导,提出无纸办公等要求。

(二)行业联盟共建电子善务管理系统

整合行业资源,组建行业联盟,合力推动信息技术革命。作为社会组织自律机制,这是我国社会组织发展的必然趋势。无论是枢纽型组织还是类似于基金会中心网的建构,都是这种形式的探索。行业联盟还应该承担起建立电子善务信息系统的建设职能,这样可以减少社会组织应用信息技术的单位成本。

现阶段信息网络技术也给社会组织的传统功能和运作模式带来了严峻的挑战,如何应对挑战,需要行业联盟整合行业资源,把技术革命带来的动荡降到最低。

(三)社会组织通过技术革命创造可持续发展的条件

第一,建立部门和专门的负责人员,加大对信息技术设备、技术研发、技术应用、技术维护方面的投入,将信息技术的应用纳入到组织的员工的工作职能和工作计划中是发达国家社会组织成功应用信息技术的重要经验。从中可以得出,加大多种资源在信息技术建设中的投入是在社会组织中发展信息技术的基础。那么对于我国的社会组织来说,应用信息技术就必然要加大对信息技术的投入。

首先,资金方面。应用信息技术最基本的条件即是购入先进的电子设备,此外技术的引入与维护、人员的招聘与培养都需要有一定的资金条件做基础。社会组织应该将信息技术应用需要的经费纳入到财务计划中来,设立专项资金以保证信息技术应用的持久性。我国的社会组织中有很大一部分都面临着资金的难题,对于这些组织应该进一步转变观念认识到对于信息技术的投入不是消费性的而是投资性的,信息技术的有效运用可以提升组织的运行效能,同时可以扩大组织的影响力为组织赢得更多的支持与帮助。对于资金能力较差的社会组织可以通过宣传信息技术对组织的重要性来争取会员、支持者和社会各方面的支持与帮助。

其次,人员方面。合理的人员安排可以提升组织运用信息技术的效果,专门的负责人员的设置在信息技术的推广、应用及其效果的评估中都有重要作用。我国的社会组织可以培养或聘请专门的信息技术负责人,也可以与支持者或志愿者达成一致,由他们来负责信息技术在组织中的建立和推广,甚至还可以将信息技术的工作任务划分到一名或是几名员工的工作职责中,制定员工工作手册,明确其工作内容、任务、考核方式与标准、奖惩原则和方式等相应的制度。除了设置专门的负责人外,我国的社会组织还需要加强整个组织团队和志愿者团队应用信息技术的能力与意识,在组织中建立起一种电子化办公、电子化沟通、电子化宣传的意识,同时还可以设定相应的奖惩制度,对于这方面表现突出的个人给予奖励。

在我国很多社会组织还不具备独立开发管理信息系统、网站建设、应用程序开发的能力,不过信息技术的应用与维护同样需要社会组织人员具备一定的技术知识。社会组织可以通过引入先进的技术人才来改善组织内人员的构成比例,也可以学习发达国家的经验,培养或聘请组织内部的网络建设者负责推广信息技术的应用,提升组织内其他人员应用信息技术的意识和能力。

最后,技术方面。信息技术具有更新快的特点,所以社会组织需要不断地堆技术进行。社会组织可以为组织内的专门人员设定专业的培训计划,也可以通过外聘人员来保持组织在信息技术方面的先进性。此外,对于一些不具备以上两方面条件的组织还可以与商业公司合作以提升组织信息技术的水平。值得注意的是随着信息技术的发展,SNS网站、数字游戏、手机应用程序等各种各样新技术的出现、发展,对于信息技术的使用人员也提出了相对高的要求,社会组织需要对其全体成员进行使用信息技术的培训,以提升他们的使用水平和业务能力。

第二,利用信息技术完善组织治理。首先,在法人治理结构中,采用信息技术,加大投票选举的效率和范围,使得权力部门真正行使权利。特别是会员制组织,会员大会人数过多,会议召开效率低下,会议表决形式民主化程度不高,往往就是举手表决。如果利用网上投票系统,可以使会员真正行使表决权和选举权。其次,利用信息技术减少信息不对称,使社会组织的监事会等监督机构有效行使监督权。再次,利用信息技术,提高常设办公机构与权力机构和监督机构的紧密联系。

第三,整合信息技术与组织管理是信息技术应用的目标。创新已经成为我们这个时代发展的必然要求,社会组织的增多使得它们之间的竞争性也日益凸显出来,为了获得更多的资源、志愿者、关注度、影响力,社会组织必须要实现各方面的创新。在软件创新方面,社会组织创新出适合与本组织的管理信息系统、软件和应用程序,带有特色的软件将更加适用于社会组织,更好的提升社会组织的效能,但是软件的创新也需要大量的人力、物力的投入。在理念和方式创新方面,对商业模式进行创新以使其适用于社会组织的发展对于社会组织来说既节约了成本,又可以利用信息技术的优势。

信息社会需要广泛应用信息技术,社会组织作为社会中介组织可以有效的集合各种资源,为了更好的促进社会组织的发展壮大,更好的实现社会组织的服务功能,社会组织必然需要应用信息技术。而实践已经证明,信息技术在社会组织中的应用有助于整合组织内外资源,优化组织结构,提高组织效益,扩大组织影响里,提升组织公信力。特别是信息技术的应用还实现了社会组织运作模式、沟通模式、宣传模式等方面的创新,有助于社会组织组织更好地利用市场经济中的许多模式来实现组织的宗旨与目标。我国信息技术在社会组织的应用滞后于政府和企业,因此,应该加大推动社会组织开展信息技术革命的力度,在E社会的背景下 E-NPO时代的到来已经成为一种必然的趋势。

课题组成员简介:朱晓红,华北电力大学人文学院社会企业研究中心主任 教授;杨建成,华北电力大学人文学院公共管理教研室副主任,讲师;吕桂玲,华北电力大学人文学院社会企业研究中心,讲师;刘婧一,华北电力大学人文学院行政管理专业研究生;于雯,华北电力大学人文学院行政管理专业研究生;刘晓,华北电力大学人文学院行政管理专业本科生。)

 
 
 
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